KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Unternehmen, die im Wettbewerb stehen, müssen die Qualität ihrer Produkte und Prozesse sichern und weiterentwickeln. Für das produzierende Gewerbe gilt dies in besonderer Weise. Zu den bekanntesten Systemen des Qualitätsmanagements (QM) gehört der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). In diesem Beitrag erfahren Sie, was KVP bedeutet und welche Chancen für Betriebe damit verbunden sind.

Ursprünge in Japan

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess ist ein Konzept aus dem Qualitätsmanagement. In Deutschland findet dieser Ansatz seit dem Ende der Achtzigerjahre Anwendung. Hintergrund war der Erfolg des japanischen Konzepts Kaizen (übersetzt: "zum Besseren ändern"), dessen Ursprünge in den Fünfzigerjahren liegen. Beide Konzepte sind mit dem Automobilhersteller Toyota verbunden.

Ganzheitlicher Ansatz als System vieler (kleinerer) Maßnahmen

Charakteristisch für KVP ist die Interpretation der Verbesserung als ein stetiger, nie abgeschlossener Veränderungsprozess. Dabei bezieht sich Qualität auf sämtliche Bereiche des Unternehmens (Produktion, Einkauf, Verwaltung, Service etc.). Für die Umsetzung ist die Mitwirkung aller Akteure vom Management bis zum einzelnen Mitarbeiter erforderlich. Durch den ganzheitlichen Ansatz unterscheidet sich KVP von anderen Qualitätsmanagement-Systemen.

Beim KVP soll eine Vielzahl von (kleineren) Maßnahmen gleichzeitig implementiert werden. Anhänger dieses Konzepts glauben nicht an den "großen Wurf" bei der Unternehmensentwicklung. Denn dies würde bedeuten, dass es bis zur Implementierung zum Stillstand käme und die Reform nach der Umsetzung überholt wäre, weil sich zwischenzeitlich Rahmenbedingungen geändert haben.

Zyklischer Prozess

Qualität wird grundsätzlich aus der Perspektive der Kunden definiert. Da sich die Anforderungen der Kunden und die Wettbewerbsbedingungen kontinuierlich ändern, ist eine regelmäßige Anpassung der Geschäftsprozesse erforderlich. Dabei ist nie ein Endzustand erreicht. Die Aufgabe im Sinne des KVP ist also nicht linear, sondern zyklisch. Übergeordnetes Ziel ist es, die Potenziale der Mitarbeiter vollständig auszuschöpfen und sich mit einer hochwertigen Produktqualität von der Konkurrenz abzusetzen. Als Modell für die Implementierung hat sich der Kreislauf Plan - Do - Check - Act (PDCA) bewährt.

Phase "Plan"

Ausgangspunkt ist das Auftauchen eines Problems. Jetzt kommt es darauf an, den Sachverhalt zu erkennen, abzugrenzen und möglichst genau zu beschreiben. Wenn möglich, sollte das Problem in mehrere Komponenten gegliedert werden. Mögliche Ursachen sind zu identifizieren. Daraus sollte ein Ziel hergeleitet werden. Dieses sollten Sie so spezifisch und klar wie möglich formulieren. Nun erfolgt eine Klärung möglicher Hindernisse. Daraus ergeben sich die einzelnen Lösungsschritte. Die konkreten Maßnahmen sollten Sie verschriftlichen, terminieren und jeweils einem Verantwortlichen zuordnen.

Phase "Do"

In dieser Phase erfolgt die Umsetzung der Maßnahmen. Wichtig ist dabei, die verschiedenen Aktivitäten immer wieder nachzuhalten und die vereinbarten Zuständigkeiten zu beachten. Es darf nicht in Vergessenheit geraten, welche Ziele mit den Maßnahmen verfolgt werden. Der Maßnahmenplan ermöglicht Ihnen eine regelmäßige Erfolgskontrolle.

Phase "Check"

In dieser Phase finden Sie heraus, wie sich die Maßnahmen auf die Geschäftsprozesse und den unternehmerischen Erfolg auswirken. Dabei wird überprüft, inwieweit die festgesetzten Ziele erreicht wurden. Wenn sich dabei herausstellt, dass Ziele verfehlt wurden, sollten Sie die Gründe dafür identifizieren. Die Ergebnisse der Überprüfung sollten Sie übersichtlich aufbereiten. Je anschaulicher die Präsentation ist, umso besser können Sie Ihre Mitarbeiter damit unterstützen.

Phase "Act"

In dieser Phase reflektieren Sie den bisherigen Zyklus und sichern die bisherigen Ergebnisse ab. Alle Umsetzungsschritte, die sich bewährt haben, sollten standardisiert werden. Dadurch gelingt es Ihnen, Ressourcen einzusparen. Durch die Abweichungen zwischen dem Soll und dem Ist wird ein neuer PDCA-Zyklus initiiert.

Sukzessive Annäherung an den Zielzustand

Da dieser Kreislauf mehrfach durchlaufen wird, bauen Unternehmensführung und Belegschaft immer wieder Erfahrungswissen auf. Dadurch gelingt es ihnen, sich dem Zielzustand immer mehr anzunähern. KVP fließt somit in Ihre tägliche Arbeit und die Ihrer Angestellten ein. Instrumente wie Teambesprechungen und Schulungen tragen dazu bei, dass diese Strategie im Fokus der Mitarbeiter bleibt.

Teil der Unternehmenskultur

KVP ist nicht nur eine Methode, sondern auch Bestandteil der Unternehmenskultur. Es ist wichtig, dass dieses Prinzip von der Führungsebene vorgelebt wird. Nur wenn sich alle Hierarchieebenen an dieser Haltung orientieren, können die Vorteile vollständig ausgeschöpft werden. Dabei ist es immer wieder erforderlich, die Angestellten zur kontinuierlichen Verbesserung und kritischen Reflexion der Prozesse zu motivieren.